آموزش ارسال ایمیل انبوه با ورد و اکسل
این پست از مجموعه آموزش‌های اکسل هست که به آموزش ارسال ایمیل انبوه با ورد و اکسل می‌پردازد. در صورتی که تمایل دارید بقیه آموزش‌های مرتبط با اکسل را ببینید، از این لینک استفاده کنید. در ضمن اگه حال و حوصله خوندن متن ندارید، از ویدیو آخر این پست استفاده کنید.
چرا ایمیل انبوه؟
فرض کنید قراره برای تعدادی از مشتریان یا سرنخ‌های فروش ایمیل تبلیغاتی ارسال کنید، یعنی یک متن تبلیغاتی حاضر کرده‌اید که برای هر مشتری قراره با ایمیل ارسال بشه و البته که این متن برای هر مشتری باید شخصی سازی بشه (مثلا نام هر مشتری بالای متن ظاهر بشه)، برای این کار، یکی از راه‌‌ها، استفاده از نرم‌افزارهای ورد و اکسل هست. البته این نکته را در نظر داشته باشید، که این راهکار برای ارسال ایمیل انبوه است، یعنی تعداد مخاطبین ما باید زیاد باشه.
ارسال ایمیل انبوه فقط بدرد بازاریابی و تبلیغات نمی‌خوره، به عنوان مثال من چند سال پیش به عنوان کارشناس تضمین کیفیت (QA) در یک شرکت کار می‌کردم، اونجا از ایمیل انبوه برای رضایت‌سنجی مشتریان استفاده می‌کردیم، یعنی لینک صفحه رضایت‌سنجی را یکجا برای همه مشتریان ارسال می‌کردیم.
در این مقاله قراره بهتون آموزش بدم که چطور با کمک سه نرم‌افزار ورد، اکسل و آتلوک ایمیل انبوه بفرستیم. قبل از اینکه برم سراغ اصل آموزش، باید بگم که ارسال ایمیل انبوه قواعدی داره و اینطوری نیست که شما یک جیمیل (Gmail) درست کنید و یکدفعه 5000 هزار ایمیل ارسال کنید، اینجوری سریع به عنوان اسپم شناخته میشید و احتمالا اکثر ایمیل‌ها هم به مقصد نمی‌رسه. برای ارسال ایمیل انبوه لازمه یکسری شرایط محیا باشه، به عنوان مثال زیرساخت لازم را داشته باشید (مثلا هاست ایمیل داشته باشید) یا محتوای ایمیل محتوای مشکوکی نباشه (مثلا داخل محتوا لینک مشکوکی وجود نداشته باشه). یکبار دیگه بگم که منظورم از واژه انبوه، ارسال چند هزار ایمیل هست، اگرنه 5 یا 6 ایمیل در ساعت یا روزی 100 یا 200 ایمیل، انبوه محسوب نمیشه:
قدم اول: Outlook
در اولین قدم لازمه روی آتلوک (Outlook) خودتون یک ایمیل سِت کنید.
قدم دوم: فایل اکسل مشتریان
در این مرحله باید یک فایل اکسل از مشتریان یا سرنخ‌های فروش خودتون ایجاد کنید. این فایل اکسل حتما باید ستون ایمیل داشته باشه ولی بقیه ستون‌ها بستگی به این داره که چقدر قراره ایمیل‌ها شخصی سازی بشه. در رابطه با شخصی سازی ایمیل‌ها جلوتر توضیح میدم. مثلا فایل اکسل من به این شکله:
قدم سوم: Word
در نرم‌افزار Word متن ایمیل خودتون را بنویسید، مثلا متن من به شکل زیر هست که البته قراره بجای … نام مشتری خودم را قرار بدم:
حالا از تب Mailings روی گزینه Select Recipients کلیک کنید و گزینه Use an Existing List را انتخاب کنید:
در پنجره‌ای که باز میشه فایل اکسل حاوی ایمیل مشتریان خودتون را انتخاب کنید و Ok بزنید:
اگه یادتون باشه قراره بجای … در هر ایمیل، نام مشتری را قرار بدیم، برای این کار، اول … را با موس انتخاب کنید و بعدش از تب Mailings روی Insert Merge Field کلیک کنید و Name را انتخاب کنید. حواستون باشه با کلیک روی Insert Merge Field ستون‌های فایل‌های اکسلتون را بهتون نشون میده و من چون نام مشتریانم در ستون Name بود، این ستون را انتخاب کردم:
حالا دوباره از تب Mailings، گزینه Finish & Merge را انتخاب کنید و روی گزینه Send Email Messages کلیک کنید. در فیلد To، ستونی از فایل اکسلتون که حاوی ایمیل مشتری‌ها هست را انتخاب کنید (در مثال این آموزش، ایمیل مشتری‌ها در ستون Email بود، بنابراین مقدار فیلد To را روی Email تنظیم کردم):
در پنجره بالا در فیلد Subject Line برای ایمیل‌های خودتون می‌تونید Subject تنظیم کنید. همچنین در قسمت Mail Format فرمت ایمیل را می‌تونید انتخاب کنید، من روی HTML تنظیمش کردم.
در قسمت Send records اگه گزینه All را انتخاب کنید و Ok بزنید، برای تمامی مشتری‌ها ایمیل ارسال میشه! اگه گزینه From را انتخاب کنید، می‌تونید به تعدادی از مشتری‌ها ایمیل ارسال کنید. مثلا فرض کنید روی سرور ایمیل من، محدودیتی وجود داره که بیشتر از 50 تا ایمیل در روز نمی‌تونم ارسال کنم، در نتیجه در روز اول گزینه From را انتخاب می‌کنم و در کادر اول روبروی این فیلد، مقدار 1 را وارد می‌کنم و در کادر بعدی هم مقدار 50 را می‌نویسم و Ok می‌زنم، اینجوری فقط برای 50 سطر اول اکسل من ایمیل ارسال میشه! روز بعد هم می‌تونم مقادیر 51 تا 100 را وارد کنم تا برای 50 مشتری بعدی ایمیل ارسال بشه.
فرض کنید فقط برای یک مشتری خاص قراره ایمیل ارسال کنید، در این صورت طبق تصویر پایین، رکورد مورد نظر خودتون را انتخاب کنید و بعدش دوباره پنجره تصویر بالا (Merge to E-mail) را باز کنید و گزینه Current record را انتخاب کنید و Ok بزنید.
ویدیو آموزش ارسال ایمیل انبوه با ورد و اکسل
من به جز اینجا، ویدیوها را در چنل یوتوب خودم هم آپلود می‌کنم. خیلی خوشحال میشم اگه اونجا هم من را همراهی کنید. برای دیدن چنل یوتوب من روی این لینک کلیک کنید.